Software para Gestão de Obra: 10 motivos para contratar sistemas

Se você é um gerente de obra, pode ser difícil imaginar como um software de gestão de obra pode ajudar a melhorar seus projetos. No entanto, com tantas ferramentas e recursos disponíveis, a implementação de um software pode ser a chave para alcançar maior eficiência, economia de tempo e recursos, e entrega de projetos de alta qualidade dentro do prazo e orçamento. 

Abra a mente e veja como um software para gestão de obra pode revolucionar sua forma de gerenciar projetos de construção.

Estamos aqui para lhe dar os 10 motivos principais para contratar softwares de gestão de obras:

1- Planejamento preciso 

Um software de gerenciamento de obras ajuda os gerentes a definir metas claras, estabelecer prazos e identificar os recursos necessários para concluir o projeto.

O planejamento preciso é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de construção, e um software de gestão de obra pode ser um excelente aliado nesse aspecto. 

Com um software, é possível planejar cada aspecto do projeto, desde a programação até o orçamento, garantindo um planejamento preciso e uma execução bem-sucedida.

Com um software, é possível criar uma programação detalhada para cada fase do projeto, incluindo: 

a preparação do terreno, 

construção da fundação, 

construção da estrutura, 

instalações elétricas e hidráulicas, 

acabamentos 

e assim por diante. 

O software pode ajudar a estimar o tempo necessário para cada fase, bem como os custos associados, permitindo que o gerente de obra tenha uma visão geral do projeto como um todo.

O gerente de obras que faz um planejamento preciso, ele consegue:

Redução de custos

Um planejamento preciso permite que o gerente de obra estime os custos de forma mais acurada, evitando gastos desnecessários e mantendo o projeto dentro do orçamento.

Cumprimento de prazos 

Um planejamento preciso também ajuda a estabelecer prazos realistas para cada fase da construção, permitindo que o projeto seja concluído no prazo determinado.

Qualidade da obra 

Com um planejamento preciso, o gerente de obra pode garantir que todos os aspectos da construção, desde a preparação do terreno até os acabamentos finais, sejam executados de forma adequada, resultando em uma construção de alta qualidade.

Controle de riscos

Um planejamento preciso também ajuda a identificar e controlar riscos potenciais, minimizando a possibilidade de atrasos e problemas durante a construção.

Satisfação do cliente 

Com um planejamento preciso, o gerente de obra pode garantir que a construção seja entregue dentro do prazo e orçamento, atendendo às expectativas do cliente e aumentando a satisfação geral do cliente.

2 - Gerenciamento de custos

O controle de custos é uma das principais vantagens de se utilizar um software de gestão de obra na construção de prédios residenciais. 

Com a ajuda de um software, o gerente de obra pode acompanhar os custos de todos os aspectos do projeto, desde a compra de materiais até a contratação de mão de obra, permitindo que o projeto permaneça dentro do orçamento estabelecido.

Um exemplo prático e real de como um software de gestão de obra pode ajudar no controle de custos é o seguinte: 

suponha que um prédio residencial esteja em construção e que o orçamento estipulado para a compra de materiais seja de R$ 500.000,00.

O gerente de obra pode utilizar um software de gestão de obra para acompanhar a compra de cada material os custos associados separando em porcentagem as categorias de custos como por exemplo: alvenaria, hidráulico e pavimentação. Assim, é possível acompanhar os valores que estão se aproximando do máximo previsto.

Se o custo de um determinado material ultrapassar o orçamento estabelecido, o gerente de obra será notificado pelo software, permitindo que ele tome medidas para reduzir os custos ou realocar recursos.

Além disso, é possível exibir na tela para a equipe de suprimentos qual o valor máximo que pode ser gasto na compra do material pelo qual é responsável no momento da contratação para que fique dentro do valor estipulado.

3 - Gerenciamento de Riscos

Existem diversos riscos que podem ocorrer em uma obra de construção e que o gerente de obras pode identificar com o auxílio de um software de gestão de obra. Abaixo, estão cinco exemplos de riscos comuns e como um software poderia auxiliá-lo:

Atrasos na entrega de materiais 

Suponha que um fornecedor de cimento normalmente leva 5 dias para entregar um pedido de 100 sacos de cimento, e a equipe de construção usa cerca de 10 sacos de cimento por dia. Com base nesses números, o software de gerenciamento de projetos pode criar um alerta quando o estoque de cimento atingir um mínimo de 50 sacos (o equivalente a 5 dias de consumo). 

Esse alerta indica à equipe que é hora de fazer um pedido de reposição ao fornecedor, permitindo que a entrega ocorra dentro do prazo padrão de 5 dias e evitando atrasos na obra. Se o fornecedor, em algum momento, levar mais tempo para entregar o cimento, o software pode criar alertas adicionais para informar a equipe e permitir que eles tomem medidas corretivas para minimizar o impacto do atraso no cronograma da obra.

Condições climáticas desfavoráveis

Eventos climáticos inesperados, como chuvas intensas ou tempestades, podem atrasar a obra e aumentar os custos. Se durante um dia normal é utilizado (N) sacos de cimento, durante dias chuvosos o consumo pode aumentar para (N x 1,3) sacos por dia, e o software pode criar alertas adicionais para informar a equipe sobre o aumento do consumo e permitir que eles tomem medidas corretivas para evitar a falta do material e manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento estabelecidos.

Falhas na comunicação

Falhas na comunicação entre a equipe podem levar a erros na execução do projeto e retrabalho, aumentando os custos e atrasando o cronograma da obra. Um exemplo é a necessidade de reformar uma unidade para trocar a planta. 

O erro pode ocorrer pelas diversas formas de se enviar o espelho para o gerente de obra com versões diferentes e desatualizadas. 

Um sistema pode centralizar o acesso ao espelho mantendo sempre atualizando disparando alertas para os responsáveis cada vez que uma alteração for realizada. Evitando a reforma reduzindo o custo. 

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Ao identificar e gerenciar esses riscos com um software de gestão de obra, o gerente de obra pode criar um plano e desenvolver respostas para os riscos mais críticos monitorando continuamente durante o projeto.

Isso garante que o gerente esteja sempre preparado para enfrentar qualquer problema que possa surgir e manter a obra dentro do orçamento e prazo estabelecidos.

4 - Monitoramento de Progresso

O gerente pode definir o cronograma de trabalho com base nas atividades a serem realizadas e estabelecer prazos para cada etapa. Com o software de gestão de obra, é possível monitorar o progresso das tarefas e identificar qualquer atraso ou desvio do plano original.

Por exemplo, o gerente de obra pode definir etapas e métricas. Assim, quando cada etapa for progredindo é possível avaliar se está dentro do prazo. 

Imaginemos que uma etapa esteja prevista para conclusão em 30 dias, se em 20 dias foi concluída apenas 50% dessa etapa é possível criar alertas informando o risco do atraso estimando o impacto na obra.

Veja alguma das etapas e métricas que podem ser utilizadas:

Preparação do terreno

É possível monitorar a duração da preparação do terreno, o número de trabalhadores envolvidos e a quantidade de equipamentos utilizados. Fazendo uma correlação com terrenos anteriores que possuíam as mesmas características

Fundação

Monitorar o tempo gasto na perfuração, o número de estacas cravadas, a quantidade de concreto utilizada e a precisão do nivelamento.

Estrutura 

Monitorar a quantidade de pilares e vigas montados, o tempo gasto nessa etapa e a qualidade da soldagem.

Acabamento 

Monitorar o tempo gasto na aplicação de revestimentos, a quantidade de material utilizado e a qualidade do acabamento.

Entrega

Monitorar o tempo gasto na vistoria final, o número de itens corrigidos após a vistoria e o prazo de entrega final.

5 - Comunicação efetiva

A centralização das informações da obra como prazos, medidas, documentos, valores, decisões, contatos e etc, é fundamental. Um software de gerenciamento de obras permite que os gerentes se comuniquem de maneira eficiente com sua equipe, fornecedores e clientes, garantindo que todos estejam cientes do progresso do projeto e de quaisquer problemas que possam surgir.

Enviar atualizações diárias aos clientes sobre o status da construção, informar fornecedores do prazo de entrega, alertar a equipe da próxima etapa que está chegando o momento de executar o planejado, sinalizar quaisquer problemas que tenham surgido com documentação do problema e solução aplicada.

Enfim, a comunicação entre todos os envolvidos fica mais efetiva e assertiva quando centralizada em um único sistema. Além disso, o gerente de obras evita problemas como:

Falta de coordenação 

se a equipe não estiver se comunicando adequadamente, pode haver uma falta de coordenação entre diferentes áreas da obra, o que pode levar a atrasos e conflitos.

Mudanças de última hora

se a equipe não estiver se comunicando adequadamente sobre mudanças no projeto ou requisitos do cliente, pode haver a necessidade de fazer mudanças de última hora, o que pode aumentar os custos e atrasar a conclusão da obra.

Problemas com inspeções regulatórias

se a equipe não estiver se comunicando adequadamente sobre as exigências regulatórias da construção, podem ocorrer problemas durante as inspeções, o que pode levar a atrasos e custos adicionais.

Má gestão de prazos

se a equipe não estiver se comunicando adequadamente sobre prazos e datas de conclusão, pode haver uma má gestão de prazos, o que pode levar a atrasos e multas contratuais.

6 - Centralização de Documentos

Centralizar documentos de uma construção em softwares específicos traz diversos benefícios para as construtoras. Um dos principais é a organização e segurança dos documentos, já que é possível armazenar todas as informações em um só lugar, facilitando o acesso e a gestão dos dados.

Além disso, a centralização de documentos em softwares permite a colaboração em tempo real entre as equipes envolvidas na construção, o que aumenta a eficiência e a produtividade do projeto. Com a utilização de softwares específicos, é possível ter um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente, eliminando a necessidade de trocar e-mails com documentos anexos e reduzindo a possibilidade de erros e retrabalhos.

Por fim, a centralização de documentos em softwares pode reduzir os custos operacionais da construtora, já que é possível economizar com impressão e armazenamento de documentos em papel. Além disso, a utilização de softwares específicos pode diminuir a necessidade de contratação de mão de obra adicional para gerenciar e organizar os documentos.

7 - Automatização de tarefas

Através do uso de ferramentas de comunicação como e-mails, mensagens instantâneas e aplicativos de colaboração, as equipes podem trocar informações de forma mais ágil e eficiente, garantindo uma melhor coordenação entre as diversas áreas envolvidas na obra.

Seguem alguns exemplos:

Previsão de entrega e Atrasos 

A construtora possui um sistema controlando as etapas do projeto e dentro dessas etapas possui um registro de data e material a ser entregue. Na data prevista, o gerente de obra recebe um e-mail com todos os materiais previstos para entrega no dia. Se no dia seguinte não for marcado no sistema que os materiais foram entregues, o gerente da obra poderá ser notificado automaticamente bem como os fornecedores cadastrados. 

Fim e Início de etapas 

Se o projeto foi cadastrado com todas as etapas previstas, a equipe responsável pela etapa vigente será notificada do início e do prazo de conclusão da etapa, bem como a porcentagem de andamento. Chegando próximo ao final, a equipe responsável pela próxima etapa poderá ser notificada de que está o prazo para a suas ações está próximo. 

Utilização de recursos

Se notificada de forma correta a utilização dos materiais durante a obra, ao atingir o volume determinado pelo gerente de obra, ele poderá ser notificado para que possa acompanhar se a quantidade de material utilizado está dentro do previsto conforme o andamento ou abaixo do esperado, podendo assim tomar medidas como realocação de recursos para manter o prazo ou contactar fornecedores para uma nova entrega

Imagina receber um e-mail todo dia com as entregas previstas para aquele dia? Se os materiais não chegarem, o sistema te avisa automaticamente e você pode correr atrás do fornecedor. E se as equipes forem notificadas quando uma etapa começa e termina, todo mundo fica ligado e atrasos podem ser evitados. E outra, saber quando e como os recursos estão sendo utilizados é fundamental para manter o controle do orçamento, correto? Com a automação, tudo isso fica muito mais fácil e eficiente. Então, investir em tecnologia e deixar o trabalho pesado pros robôs, faz com que a gente se concentre no que realmente importa: entregar obras de qualidade, no prazo e dentro do orçamento!

8 - Análise de desempenho

Saber como a equipe está desempenhando é ainda mais crucial, já que a qualidade do trabalho pode afetar diretamente a segurança e a durabilidade das obras realizadas. Um sistema de avaliação de desempenho pode ser especialmente útil para identificar áreas em que é necessário melhorar.

Além disso, a avaliação de desempenho permite reconhecer colaboradores que se destacam em sua função e incentivar outros membros da equipe a melhorar seu desempenho, seja por meio de treinamentos, feedbacks construtivos ou mesmo premiações. 

Veja alguns dos benefícios de se possuir um sistema de avaliação de desempenho:

Identificação de pontos fortes e fracos dos colaboradores: Isso permite que a empresa saiba quais são os talentos que devem ser valorizados e quais são as áreas que precisam de mais treinamento ou desenvolvimento.

Melhora da comunicação e feedback: Com um sistema de avaliação de desempenho, a empresa pode fornecer feedback constante aos colaboradores, o que ajuda a melhorar a comunicação entre gestores e funcionários.

Aumento da motivação: O reconhecimento do bom desempenho e o estabelecimento de metas alcançáveis pode motivar os colaboradores a trabalhar com mais afinco e dedicação.

Tomada de decisões mais efetivas: Com base nos resultados da avaliação, a empresa pode tomar decisões mais informadas sobre promoções, demissões, contratações, e até mesmo em relação a necessidade de capacitações.

Aumento da produtividade: Com colaboradores motivados, bem treinados e com metas claras, é natural que a produtividade aumente, trazendo benefícios tanto para a empresa quanto para os próprios funcionários.

Por esses motivos, um sistema de avaliação de desempenho pode ser uma ferramenta muito útil para uma construtora que busca melhorar seus resultados e a satisfação de seus colaboradores.

9 - Análise de Dados

Muitas empresas, incluindo construtoras, tomam decisões importantes sem analisar dados relevantes que poderiam auxiliar na tomada de decisões mais precisas e informadas. 

Essa falta de análise pode levar a decisões equivocadas, impactando negativamente a empresa em diversas áreas, desde o orçamento até a qualidade dos projetos entregues e a competitividade no mercado. 

Por isso, é fundamental que as empresas adotem a análise de dados como uma prática rotineira em seus processos, a fim de obter informações precisas e confiáveis para embasar suas decisões e garantir o sucesso de seus negócios.

A análise de dados dos projetos realizados por uma construtora pode trazer diversos benefícios para a empresa, tais como:

Identificação de padrões e tendências

A análise de dados pode ajudar a identificar padrões e tendências em relação à produtividade, qualidade dos materiais utilizados, prazos de entrega, entre outros aspectos. Essas informações podem ser usadas para aprimorar os processos da construtora e tornar a empresa mais eficiente.

Por exemplo, suponha que uma construtora esteja enfrentando atrasos frequentes na entrega de projetos. 

A análise de dados pode revelar que há um padrão de atraso em relação a determinados tipos de projetos ou que determinados colaboradores são responsáveis por esses atrasos.

Com essa informação, a empresa pode ajustar seus processos para evitar atrasos futuros e garantir a satisfação dos clientes.

Redução de erros e retrabalho 

A análise de dados pode ajudar a identificar problemas e gargalos em relação aos projetos realizados pela construtora, permitindo a tomada de medidas corretivas antes que se tornem um problema maior.

Por exemplo, imagine que uma construtora esteja tendo problemas com o orçamento de seus projetos. A análise de dados pode mostrar que o problema está relacionado ao uso de determinados materiais que são mais caros do que o necessário ou que o seu custo teve um aumento significativo. Com essa informação, a construtora pode ajustar seus processos para utilizar materiais mais baratos e reduzir os custos, aumentar o custo final de venda ou trocar de fornecedor. 

Melhora da tomada de decisões

A análise de dados pode fornecer informações precisas e confiáveis ​​que ajudam na tomada de decisões mais informadas e estratégicas.

Por exemplo, suponha que uma construtora esteja pensando em expandir sua atuação para uma nova região. A análise de dados pode ajudar a identificar as demandas de mercado naquela região, as oportunidades de negócios e os desafios que a construtora pode enfrentar. Com essas informações, a empresa pode tomar uma decisão mais informada sobre a expansão.

Aumento da competitividade

Ao analisar dados de projetos passados, uma construtora pode identificar pontos fortes e fracos em relação aos concorrentes, permitindo que a empresa desenvolva uma estratégia mais eficaz para competir no mercado.

Por exemplo, pode ser realizada uma pesquisa de satisfação com o cliente exemplificando pontos que mais agradou em relação ao imóvel entregue. Assim, a análise final poderá mostrar que alguns pontos podem ser melhorados ou aprimorados como: prazo, qualidade do material, comunicação com cliente e etc.

Em resumo, a análise de dados dos projetos realizados por uma construtora pode trazer benefícios significativos para a empresa, desde aprimorar processos internos até tomar decisões estratégicas mais informadas.

10 - Melhoria de processo

A utilização de softwares para os pontos citados acima permite que o gerente de obras, e demais gerentes de uma construtora, possam gerar relatórios e avaliar quais as etapas que sua construtora enfrenta dificuldades como: atrasos, gasto excessivo, ocorrências e etc. 

A informação é a base para que possa ser feita uma análise detalhada sobre o porquê dessas dificuldades estarem ocorrendo e assim poderem tomar decisões para que no próximo projeto a ser entregue essas dificuldades sejam diminuídas, ou até mesmo, extintas. 

É claro, tudo isso vai depender de dois fatores que andam juntos para uma análise de qualidade: softwares e gestores.  

Um software de qualidade que tenha em sua base uma estrutura de dados que permita esse tipo de análise é fundamental para que sejam gerados relatórios que forneçam informações sobre determinado processo. Porém, isso precisa ser estipulado e analisado pelo gestor da área que deve fazer o levantamento de quais dados devem ser armazenados, em qual momento e de que forma. 

Esse trabalho conjunto garante que sejam automatizadas todas as medidas necessárias para que o projeto siga seu curso com o menor risco e maior efetividade gerando informações que servirão como base para melhorias constantes. 

Se você é um gerente de obra, ou um gerente de qualquer área de uma construtora, e ainda gerencia etapas em planilhas compartilhadas, e-mails ou sistemas engessados, pode ser que o fluxo dos projetos esteja funcionando adequadamente, porém está desperdiçando uma ótima oportunidade de melhorar cada vez mais os projetos da sua construtora. 

Será que não é apenas isso que falta para que se ganhar vantagem e começar a expandir em relação aos seus concorrentes?