5 Dicas para Gestão de Projetos de Construtoras: Sistema Personalizado

Gerenciar uma obra é uma tarefa complexa e desafiadora que envolve diversas etapas, departamentos e variáveis. Para garantir o sucesso do empreendimento, é fundamental contar com um planejamento eficiente e uma gestão organizada. 

Nesse sentido, um sistema personalizado pode fazer toda a diferença, permitindo a geração de datas de entrega, projeção de custos, organização de suprimentos e estratégias de realocação de recursos.

Gerar automaticamente cronograma da obra

Uma das principais vantagens de um sistema personalizado é a possibilidade de gerar automaticamente as datas de cada etapa da obra. Com base em uma previsão de duração de cada etapa, é possível criar um calendário que informe cada departamento das etapas e suas datas. 

Isso facilita o gerenciamento do tempo e a distribuição das tarefas, evitando atrasos e garantindo a entrega dentro do prazo. Na construção de um edifício residencial, é possível definir a previsão de duração da fundação, alvenaria, acabamento e outras etapas, permitindo a geração automática de um calendário com as datas de cada etapa.

Fundação (3 meses): 90 dias

Estruturação (6 meses): 180 dias

Instalação elétrica e hidráulica (4 meses): 120 dias

Acabamento (5 meses): 150 dias

Finalização (1 mês): 30 dias

Somando todas as etapas, temos um total de 570 dias. 

Portanto, ao colocar no sistema que a data de entrega do projeto é 12/11/2024, ele automaticamente mostraria que a data de início da obra seria em 23/04/2023 (570 dias antes).

Assim o cronograma seria da seguinte forma:

Fundação: Início: 23/04/2023 | Término: 21/07/2023

Estruturação: Início: 22/07/2023 | Término: 17/01/2024

Instalação elétrica e hidráulica: Início: 18/01/2024 | Término: 16/05/2024

Acabamento: Início: 17/05/2024 | Término: 12/10/2024

Finalização: Início: 13/10/2024 | Término: 12/11/2024

É importante lembrar que imprevistos podem ocorrer ao longo da obra, e é fundamental contar com um sistema de gerenciamento de projetos que permita fazer ajustes no cronograma conforme necessário.

Ter uma tela onde todos os envolvidos possam consultar o cronograma de forma instantânea é extremamente importante para garantir que todos estejam cientes das datas previstas para cada etapa da obra. 

Isso facilita a comunicação entre os departamentos envolvidos e ajuda a evitar atrasos, pois todos podem se programar de acordo com o cronograma estabelecido.

Além disso, a visualização do cronograma em tempo real permite que os gestores da obra possam identificar rapidamente possíveis problemas e tomar as medidas necessárias para corrigi-los. 

Se uma determinada etapa estiver atrasada, por exemplo, os responsáveis podem ser notificados imediatamente para que possam tomar as providências necessárias para recuperar o tempo perdido.

Projetar custos com margens de erro

Outra vantagem do sistema personalizado é a possibilidade de projetar custos com margens de erro. Com base na localização da obra, é possível trazer uma projeção de custo de taxas, no tamanho do terreno é possível projetar o custo para preparação, na estrutura do prédio, como quantas torres e unidades, é possível projetar o custo da construção. 

Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis no decorrer da obra e permite uma gestão financeira mais eficiente. Por exemplo, se a obra envolve a construção de um edifício em um terreno inclinado, é possível projetar o custo para nivelar o terreno, levando em consideração as condições do solo e a topografia.

Suponha que o gerente de obras tenha acesso a um sistema personalizado de projeção de custos para a construção de um edifício residencial. Na tela de projeção de custos, o gerente poderia inserir informações como:

Localização do terreno: a localização do terreno é um fator determinante no custo da obra, pois variações nas taxas e impostos podem impactar significativamente no valor total.

Tamanho do terreno: o tamanho do terreno pode influenciar o custo da preparação do solo e outras etapas, como a fundação e infraestrutura.

Quantidade de torres e unidades: a quantidade de torres e unidades afeta diretamente o custo da construção, incluindo materiais, mão de obra e outros recursos.

Especificações da obra: o gerente pode informar sobre as especificações da obra, como o tipo de acabamento, materiais de construção, sistemas de segurança, entre outros.

Com base nessas informações, o sistema pode gerar uma projeção de custos com margens de erro, considerando fatores como a inflação, variações no preço dos materiais, imprevistos na obra, entre outros. Alguns exemplos de informações que o gerente pode receber de retorno do sistema são:

Custo total da obra: o sistema pode informar o custo total estimado para a construção do edifício residencial, incluindo materiais, mão de obra, taxas e impostos, entre outros.

Custo por etapa: o sistema pode informar o custo estimado para cada etapa da obra, como a preparação do terreno, fundação, estruturação, instalação elétrica e hidráulica, acabamento, entre outras.

Possíveis variações de custo: o sistema pode apresentar variações de custo com margens de erro, permitindo que o gerente tenha uma visão mais precisa e realista do custo total da obra.

Comparação de custos: o sistema pode permitir que o gerente compare custos entre diferentes materiais, equipamentos ou métodos de construção, permitindo que ele faça escolhas mais assertivas na gestão financeira da obra.

vamos supor que o gerente tenha preenchido as seguintes informações no sistema:

Local: São Paulo - SP

Tamanho do terreno: 1000 m²

Número de torres: 2

Número de unidades por torre: 20

Número de andares por torre: 10

Padrão de acabamento: Médio

Com essas informações, o sistema pode gerar uma projeção de custo para a obra, levando em consideração diversos fatores como custos de materiais, mão de obra, licenças e taxas, entre outros.

Os resultados que o sistema poderia apresentar incluem:

Custo estimado da construção: R$ 10.000.000

Prazo estimado para a conclusão da obra: 24 meses

Custo estimado de licenças e taxas: R$ 150.000

Custo estimado de materiais de construção: R$ 4.000.000

Custo estimado de mão de obra: R$ 3.000.000

Custo estimado de equipamentos e ferramentas: R$ 500.000

Custo estimado de serviços de engenharia e arquitetura: R$ 500.000

Essas informações são extremamente úteis para o gerente de obras, pois permitem que ele tenha uma visão mais clara do custo total da obra e possa se preparar financeiramente para realizá-la. Além disso, ele pode utilizar essas informações para tomar decisões estratégicas durante a obra, como a contratação de mais mão de obra ou a redução de custos em determinadas áreas.

Organizar suprimentos

Outra vantagem do sistema personalizado é a possibilidade de organizar os suprimentos. Com a estrutura do empreendimento definida, é possível enviar para o departamento de suprimentos os tipos e quantidades de materiais necessários, com o valor que foi pago na última compra, para que tenham uma margem de negociação. Isso facilita a compra de materiais, evitando desperdícios e permitindo uma gestão mais eficiente do orçamento. 

Por exemplo, se a obra envolve a construção de um edifício com 20 apartamentos, é possível enviar para o departamento de suprimentos a lista de materiais necessários, como cimento, tijolos, tubos, fios elétricos, entre outros, com base nas especificações técnicas.

O sistema personalizado permite que a lista de materiais necessários seja gerada com base nas especificações técnicas do projeto. Para ilustrar, considere o exemplo de um prédio residencial de 10 andares com 20 apartamentos, onde a equipe de engenharia definiu as quantidades necessárias de alguns materiais:

Cimento: 3000 sacos

Tijolos: 15000 unidades

Tubos de PVC: 500 metros

Fios elétricos: 1000 metros

Janelas de alumínio: 20 unidades

Portas internas de madeira: 40 unidades

Pintura: 600 litros

Essas informações podem ser enviadas para o departamento de suprimentos do empreendimento para que possam realizar a compra desses materiais com base nas quantidades necessárias e valores da última compra, permitindo uma negociação de preços mais eficiente e uma melhor gestão do orçamento. 

O sistema também pode ajudar a controlar o estoque de materiais para evitar desperdícios e garantir que haja material suficiente para a conclusão de cada etapa da obra.

Cimento - 10 toneladas em estoque / 100 toneladas necessárias

Tijolos - 50 mil unidades em estoque / 100 mil unidades necessárias

Areia - 5 toneladas em estoque / 50 toneladas necessárias

Pedra - 7 toneladas em estoque / 70 toneladas necessárias

Tubos de PVC - 200 metros em estoque / 1.000 metros necessários

Fios elétricos - 500 metros em estoque / 2.000 metros necessários

Luminárias - 50 unidades em estoque / 200 unidades necessárias

Interruptores - 100 unidades em estoque / 400 unidades necessárias

Com essas informações, o departamento de suprimentos pode planejar as compras de materiais necessários, levando em consideração as quantidades em estoque e evitando excessos ou faltas de materiais durante a obra.

Além disso, com a informação de quantidades em estoque, é possível também negociar melhores preços com os fornecedores, já que se sabe que não é necessário adquirir a quantidade máxima de cada item.

Estratégia de realocação de recursos

Outra vantagem do sistema personalizado é a possibilidade de definir uma estratégia de realocação de recursos. Com todos os projetos previstos para o ano, é possível ter a estimativa de uso de recursos e realocar conforme necessidade, reduzindo os custos de um mês e jogando uma etapa para outro mês. Isso permite uma gestão mais eficiente dos recursos, evitando desperdícios e garantindo que a obra seja concluída dentro do prazo e do orçamento previsto. Por exemplo, se a obra envolve a construção de um edifício e uma das etapas é a instalação elétrica, é possível realocar recursos de um mês para outro, caso haja atraso em alguma outra etapa, evitando assim um impacto negativo na conclusão da obra.

O objetivo da estratégia de realocação de recursos é permitir que a equipe de gestão de obras possa gerenciar de forma mais eficiente os recursos disponíveis para a execução dos projetos, evitando desperdícios e garantindo que a obra seja concluída dentro do prazo e do orçamento previsto.

Para isso, é importante que a equipe tenha uma visão clara do cronograma de atividades e das estimativas de uso de recursos para cada etapa da obra. Com essas informações, a equipe poderá identificar situações em que haja uma demanda maior de recursos em um determinado período e, consequentemente, realizar a realocação de recursos para que a obra possa seguir sem interrupções.

Para ilustrar esse conceito, vamos considerar dois cenários hipotéticos:

Cenário 1:

Suponha que uma obra de construção de um prédio comercial envolva diversas etapas, incluindo a construção da estrutura, a instalação elétrica, a instalação hidráulica, entre outras. O cronograma previsto para a obra estabelece que a instalação elétrica será realizada no mês de maio e a instalação hidráulica em junho. No entanto, devido a um atraso na entrega dos materiais, a equipe responsável pela instalação hidráulica não conseguirá realizar o trabalho no prazo estabelecido.

Nessa situação, a estratégia de realocação de recursos pode ser aplicada para evitar atrasos na obra. A equipe de gestão de obras pode identificar quais recursos previstos para a instalação elétrica em maio podem ser realocados para junho, permitindo que a equipe de instalação hidráulica utilize esses recursos e finalize o trabalho dentro do prazo previsto. Isso evita que haja um atraso na conclusão da obra.

Cenário 2:

Ainda considerando a mesma obra de construção de um prédio comercial, suponha que haja um pico de demanda por recursos em um determinado período, por exemplo, em julho. Nesse mês, além das atividades previstas no cronograma, a equipe de construção precisará lidar com uma demanda adicional devido a mudanças no projeto.

Nessa situação, a estratégia de realocação de recursos pode ser aplicada para garantir que a obra não seja impactada negativamente pelo pico de demanda. A equipe de gestão de obras pode identificar quais recursos previstos para outras atividades em julho podem ser realocados para a construção, permitindo que a equipe mantenha o ritmo de trabalho e conclua a obra dentro do prazo previsto.

Esses são apenas exemplos hipotéticos para ilustrar o conceito de estratégia de realocação de recursos. Na prática, a aplicação dessa estratégia pode variar de acordo com as particularidades de cada obra. O importante é que a equipe de gestão de obras tenha um cronograma de atividades bem definido e esteja preparada para lidar com imprevistos, utilizando as ferramentas disponíveis para garantir a eficiência

Para isso é fundamental um sistema onde essas informações possam ser consultadas por todos os envolvidos.

Campanhas de custos

A ideia por trás da campanha de custos é estabelecer uma meta de redução nos custos do projeto, permitindo que o departamento financeiro possa negociar com os fornecedores e otimizar o orçamento da obra. Com o sistema personalizado, é possível ter uma estimativa de custo total e definir uma meta de redução em porcentagem.

Vamos considerar dois cenários hipotéticos para ilustrar esse conceito:

Cenário 1:

Suponha que uma obra de construção de um prédio comercial tenha um custo total estimado de R$ 10 milhões. Com base nessa estimativa, o departamento financeiro pode definir uma campanha de redução de custos em 5%, ou seja, uma economia de R$ 500 mil.

Nesse cenário, os responsáveis pelo suprimento podem ser informados sobre a meta de redução de custos e, a partir disso, negociar com os fornecedores para obter melhores preços nos materiais necessários para a obra. Com a campanha de custos, é possível reduzir o custo total da obra para R$ 9,5 milhões, garantindo uma economia significativa.

Cenário 2:

Ainda considerando a mesma obra de construção de um prédio comercial, suponha que o custo total estimado seja de R$ 20 milhões. Nesse caso, o departamento financeiro pode definir uma campanha de redução de custos em 10%, ou seja, uma economia de R$ 2 milhões.

Nesse cenário, é possível adotar diversas estratégias para reduzir os custos da obra, como por exemplo, utilizar materiais mais baratos, reduzir o número de horas trabalhadas, ou adotar novas tecnologias que permitam uma execução mais eficiente. Com a campanha de custos, é possível reduzir o custo total da obra para R$ 18 milhões, garantindo uma economia significativa.

É importante destacar que as campanhas de custos podem ser adaptadas de acordo com as particularidades de cada obra. O importante é que a equipe de gestão de obras tenha uma estimativa de custo total e esteja preparada para negociar com os fornecedores a fim de otimizar o orçamento da obra.

Conclusão

Em resumo, um sistema personalizado é fundamental para o sucesso da gestão de obras, permitindo a geração automática de datas de entrega, a projeção de custos com margens de erro, a organização de suprimentos, a estratégia de realocação de recursos e a realização de campanhas de custos. Com essas ferramentas, é possível garantir uma gestão eficiente da obra, evitando atrasos, desperdícios e gastos desnecessários, e garantindo a entrega dentro do prazo e do orçamento previsto. Portanto, é fundamental investir em um sistema personalizado para a gestão de obras, garantindo assim o sucesso do empreendimento.