5 Maneiras de Evitar Atrasos na Obra: Sistema de Gestão de Obra

Gerenciar um projeto de construção pode ser uma tarefa complexa, com diversos fatores a serem considerados para garantir que tudo seja entregue no prazo e dentro do orçamento.

No entanto, um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de obra é evitar atrasos, que podem trazer consequências sérias para o projeto.

Felizmente, um software de cronograma de obra pode ser uma grande ajuda nessa tarefa. Com as funcionalidades certas, é possível ter uma visão clara e em tempo real de todas as atividades envolvidas no projeto, permitindo tomar decisões mais assertivas e evitar atrasos.

A seguir, listamos cinco maneiras de evitar atrasos em projetos de construção com o uso de um software de cronograma de obra:

Definição de um prazo realista para a obra

Um prazo realista é aquele que leva em consideração todos os fatores envolvidos na construção do prédio residencial, como a complexidade do projeto, a disponibilidade de recursos, as condições climáticas e outros fatores externos. 

A complexidade do projeto

Projetos mais complexos podem levar mais tempo para serem concluídos, logo é necessário levar em conta o prazo do planejamento, execução e imprevistos para as peculiaridades de cada projeto, como:

• Projeto arquitetônico
• Restrições do terreno
• Normas e regulamentações
• Prazos e orçamentos

A disponibilidade de recursos 

É importante levar em conta a disponibilidade de mão de obra, equipamentos e materiais de construção. Ter mapeada todas as etapas em que certos profissionais serão solicitados e quais tipos de materiais e equipamentos precisarão ser alocados. 

Para o início da obra é necessário uma equipe específica. Qual o prazo para a cotação, contratação, treinamento se houver necessidade ou reposição? 

As condições climáticas

Condições adversas, como chuva ou ventos fortes, podem atrasar a construção. Dentro do cronograma que está desenhado. Quais as sinalizações de possíveis chuvas. Baseado no histórico anual, qual foi o volume de atraso para certas etapas? 

Se parte do material vier a ser perdido por causa de uma chuva repentina, qual a capacidade de reposição da obra? Se for necessário adquirir mais material, qual o prazo de reposição que o fornecedor garante?

Os requisitos legais

É preciso considerar o tempo necessário para obter todas as licenças e autorizações necessárias para a construção.

Baseando-se em obras anteriores, qual o prazo médio para obtenção dessas licenças? Varia de cidade para cidade? Existem tarefas que podem ser realizadas enquanto aguardam-se as documentações necessárias?

Um sistema de gestão de cronograma de obras pode ajudar a organizar os prazos de forma mais precisa, por meio da análise de dados históricos e de algoritmos de previsão. 

Por exemplo, se o sistema sabe que um determinado tipo de atividade levou 3 semanas em projetos similares, ele pode usar essa informação para estimar quanto tempo essa atividade levará no projeto atual.

Assim, o gerente da obra precisará apenas inserir a data de previsão de entrega do projeto, sinalizando suas peculiaridades que o sistema automaticamente gerará uma agenda para toda a equipe. Inclusive podendo alertar sobre quando etapas similares podem coincidir com as de outras construções.

Além disso, o sistema pode levar em conta todos os fatores mencionados acima, como a disponibilidade de recursos e as condições climáticas, para ajustar os prazos conforme necessário. Isso torna a definição de prazos muito mais precisa e ajuda a evitar atrasos na construção do prédio residencial.

Um gerente de obras experiente poderá sinalizar todos as etapas e os aspectos que requerem maior atenção e junto com uma empresa parceira de desenvolvimento criar o cronograma ideal para a sua construtora.

Identificação de potenciais conflitos na obra

Durante a construção de um prédio residencial, podem ocorrer diversos conflitos que podem atrasar o projeto, como a falta de material, problemas com mão de obra, erros de planejamento, condições climáticas adversas, entre outros. 

Por isso, é importante identificar potenciais conflitos antes que eles se tornem um problema real e causem atrasos.

Alguns exemplos de potenciais conflitos que podem ocorrer na construção de um prédio residencial incluem:

• Problemas com o fornecimento de materiais de construção, como atrasos na entrega ou falta de materiais;
• Problemas com a mão de obra, como greves ou dificuldades em encontrar trabalhadores qualificados;
• Problemas com a infraestrutura, como falta de energia elétrica ou água;
• Problemas com o projeto, como erros de planejamento ou mudanças de última hora;
• Condições climáticas adversas, como chuvas intensas ou ventos fortes.

Com a ajuda de um sistema de cronograma de obra, é possível identificar potenciais conflitos com antecedência e tomar medidas para evitá-los ou minimizar seu impacto. 

O sistema pode conter uma série de checagem de etapas que é alimentado pelo gerente de obra durante o andamento da obra, exemplo:

• Material previsto para 01/05 não entregue;
• Ausência da equipe do dia em: 15%;
• Problema de desmoronamento na fundação;
• Chuva dia 12/05. Trabalho de alvenaria suspenso. Atraso de 1 dia.

São várias as sinalizações que o gerente pode colocar. A partir desses dados o sistema pode identificar e sinalizar que:

O fornecimento de materiais está atrasado, alertando o gerente de projeto para que ele possa tomar medidas para evitar que isso afete o cronograma, como procurar um fornecedor alternativo ou ajustar a programação de outras atividades.

Há poucos trabalhadores disponíveis em uma determinada área, alertando o gerente de projeto para que ele possa contratar mais trabalhadores ou ajustar a programação das atividades para evitar atrasos.

O projeto teve problemas de infraestrutura, alertando o gerente de projeto para que ele possa tomar medidas para resolver esses problemas o mais rápido possível.

Houve condições climáticas adversas previstas, ele pode alertar o gerente de projeto para que ele possa planejar com antecedência e minimizar o impacto dessas condições no projeto.

Esses são apenas alguns exemplos de como um sistema de cronograma de obra pode ajudar a identificar potenciais conflitos e evitar atrasos na construção de um prédio residencial. 

Acompanhamento do progresso da obra

Para evitar atrasos na construção de um prédio residencial, é essencial acompanhar o progresso do projeto em relação ao cronograma estabelecido. Isso significa monitorar regularmente o progresso das diferentes etapas da construção e identificar possíveis atrasos para poder tomar medidas corretivas.

Algumas etapas comuns da construção de um prédio residencial incluem:

• Preparação do terreno e fundação;
• Construção da estrutura do prédio;
• Instalações elétricas e hidráulicas;
• Acabamentos e revestimentos;
• Limpeza e preparação para entrega.

Para medir o progresso dessas etapas, é importante definir metas claras e específicas para cada uma delas. 

Por exemplo, se a meta é concluir a preparação do terreno e a fundação em um mês, é possível medir o progresso comparando a quantidade de trabalho concluída em relação ao prazo estabelecido. Dividindo a etapa em partes e sinalizando conforme o andamento.

Um sistema de cronograma de obra pode ajudar a acompanhar o progresso do projeto de forma eficiente, mostrando o status de cada etapa em tempo real usando um conjunto de gráficos, relatórios e outros recursos visuais para mostrar o progresso de forma clara e fácil de entender.

Por exemplo, se o gerente de projeto definir que a meta é concluir a estrutura do prédio em seis meses, o sistema pode ser alimentado a cada pavimento concluído fazendo assim uma estimativa de prazo conforme o andamento inclusive identificando possíveis atrasos caso o ritmo da obra diminua. 

Mostrar quantos andares foram concluídos até o momento e quantos ainda faltam, permitindo que o gerente de projeto saiba se o projeto está atrasado ou adiantado em relação ao cronograma estabelecido.

Dessa forma, pode ajudar o gerente de obra a tomar medidas corretivas para evitar atrasos e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e dentro do orçamento estabelecido. 

Também permite que o gerente de obra compartilhe informações sobre o progresso do projeto com os membros da equipe e outros stakeholders, facilitando a comunicação e a tomada de decisões.

E tem as etapas administrativas

Antes da construção de um empreendimento, há uma série de etapas administrativas que devem ser cumpridas para garantir que o projeto esteja em conformidade com as leis e regulamentos locais, e também para garantir que o projeto seja financeiramente viável. 

Algumas dessas etapas incluem:

• Estudo de viabilidade do empreendimento;
• Busca de financiamento e investidores;
• Licenciamento ambiental e urbanístico;
• Elaboração de projetos arquitetônicos e estruturais;
• Aprovação de projetos e obtenção de alvarás e licenças;
• Contratação de fornecedores e prestadores de serviço;
• Planejamento e gestão financeira do empreendimento.

Cada uma dessas etapas pode ser acompanhada pelo sistema de cronograma de obra, permitindo que o gerente de obra acompanhe o progresso do projeto desde o início. 

Por exemplo, o sistema pode acompanhar o progresso do estudo de viabilidade do empreendimento, mostrando quantos estudos foram realizados, quantos estão em andamento e quantos já foram concluídos.

Pode ser usado para acompanhar o progresso da busca de financiamento e investidores, mostrando quantos investidores foram contatados, quantos estão interessados e quantos já fizeram compromissos financeiros.

Além disso, pode ajudar a gerenciar os projetos arquitetônicos e estruturais, permitindo que os arquitetos e engenheiros compartilhem informações e atualizações em tempo real. Acompanhar a aprovação dos projetos e a obtenção de alvarás e licenças, permitindo que o gerente de obra saiba quando cada etapa foi concluída.

Compartilhamento de informações da obra com a equipe

O compartilhamento de informações é uma das chaves para o sucesso de um projeto de construção, pois permite que todos os membros da equipe estejam cientes do que está acontecendo em cada fase do projeto. Algumas das informações que podem ser compartilhadas entre a equipe incluem:

• Planos e especificações do projeto;
• Orçamento e cronograma do projeto;
• Comunicação com fornecedores e clientes;
• Registros de reuniões e decisões tomadas;
• Relatórios de progresso do projeto;
• Problemas ou obstáculos encontrados.

A falta de comunicação e compartilhamento de informações pode levar a vários problemas, como retrabalho, atrasos no projeto, custos adicionais e erros na execução do projeto. 

Por exemplo, se um membro da equipe não souber que houve uma mudança nos planos do projeto, ele pode acabar trabalhando em uma parte que foi alterada, causando atrasos e retrabalho.

Um sistema de cronograma de obra pode auxiliar no compartilhamento de informações, permitindo que a equipe acesse e atualize as informações em tempo real ou até mesmo seja notificada assim que alguma alteração for realizada no escopo original. 

O sistema pode ter um painel de controle centralizado, onde todos os membros da equipe podem acessar as informações relevantes do projeto. 

Outra forma em que o sistema pode ajudar é fornecendo um local para armazenar e compartilhar documentos, como desenhos e especificações do projeto, contratos, ordens de compra e notas de reunião. 

Dessa forma, todos os membros da equipe podem acessar esses documentos em um só lugar, evitando a desorganização e a falta de informações cruciais. Salvando inclusive um log de acesso aos documentos para que os gestores estejam cientes que parte da equipe já tem conhecimento de certos documentos.

Análise do desempenho da obra

A análise do desempenho do projeto é uma das etapas mais importantes do gerenciamento de projetos de construção, pois permite que o gerente de obra identifique padrões e tendências ao longo do tempo e tome medidas para melhorar a eficiência do projeto.

Um sistema de cronograma de obra, é possível realizar análises mais precisas e automatizadas, tornando o processo mais fácil e eficiente.

Algumas das análises que podem ser feitas incluem:

Análise de desempenho do cronograma: comparação do cronograma planejado com o real para identificar atrasos e desvios;

Análise de desempenho do orçamento: comparação do orçamento planejado com o real para identificar gastos excessivos e ajustar o orçamento restante;

Análise de produtividade: medição da produtividade da equipe de trabalho, identificando gargalos e oportunidades de melhoria;

Análise de qualidade: medição do nível de qualidade dos processos e resultados, identificando problemas e oportunidades de melhoria.

Por exemplo, imagine que em um projeto de construção de um prédio residencial, o gerente de obra observe que a equipe de alvenaria está constantemente atrasada, causando atrasos no cronograma geral do projeto. Com um sistema de cronograma de obra, o gerente pode analisar o desempenho da equipe de alvenaria ao longo do tempo, identificar as causas do atraso e tomar medidas para melhorar a eficiência, como ajustar o cronograma ou investir em treinamento para a equipe.

O sistema de cronograma de obra pode ajudar com essa análise, fornecendo dados precisos e atualizados em tempo real, além de apresentar gráficos e relatórios que permitem uma análise visual mais fácil. 

O sistema também pode enviar alertas quando o desempenho está abaixo do esperado ou quando há desvios significativos do cronograma ou do orçamento planejado.

Mas, como obter um sistema de cronograma de obra?

Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado para esse fim, como o MS Project, o Primavera P6 e o Trello, que oferecem funcionalidades como criação de cronogramas, definição de tarefas e atividades, alocação de recursos e monitoramento do progresso da obra.

No entanto, para alguns deles é necessário um investimento enorme de tempo e dinheiro para que sua estrutura seja adaptada para atender a rotina de uma construtora. 

Cada construtora tem suas particularidades e necessidades específicas, o que faz com que um sistema genérico possa não atender completamente às suas expectativas. É nesse sentido que a parceria com uma empresa de desenvolvimento de sistemas pode ser extremamente vantajosa.

A Pontoape é uma empresa especializada em desenvolvimento de sistemas para construtoras, oferecendo soluções personalizadas de acordo com as necessidades de cada cliente. 

Ela surgiu para atender ao seguinte problema:

Como gerar um espelho da obra de forma rápida, automatizada com todas as plantas escolhidas. Reduzindo assim o risco de erro de construção e consequentemente reformas que custam cerca de R$ 8.000,00 por unidade.

Com essa proposta, a PontoApe se voltou a ser a empresa a qual os gerentes de obras possam especificar as funcionalidades que desejam controlar em seu sistema de cronograma, permitindo uma maior adequação às particularidades de cada projeto.

Dessa forma, o custo pode ser menor em relação às soluções de mercado, e a personalização pode ser melhor, além de haver menos burocracia para adaptação às necessidades específicas do projeto. Além disso, a construtora poderá incluir em seu currículo o desenvolvimento de um projeto que melhorou a produtividade e eficiência de suas obras.

Deseja contar um pouco mais sobre as ideias que você tem para tornar as obras da sua construtora mais produtivas e se tornar um profissional de destaque. Agende uma reunião com a PontoApe.

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