4 problemas de produtividade que Sistema de Gestão de Obra Evita

A produtividade é um dos maiores desafios enfrentados por gerentes de construtoras. A equipe de construção é responsável por trabalhar em várias tarefas, desde a gestão do projeto até a construção em si, e um erro ou atraso em qualquer uma dessas tarefas pode ter um impacto significativo no cronograma geral. Por isso, é essencial que a equipe trabalhe com eficiência e eficácia para evitar atrasos e garantir a conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento.

Em um mundo ideal, uma empresa de construção teria uma equipe altamente produtiva que trabalha de forma eficiente, colaborativa e precisa para concluir cada projeto no prazo e dentro do orçamento. A equipe de construção estaria sempre alinhada com os objetivos do projeto e trabalharia com dedicação e entusiasmo para atingir esses objetivos. Além disso, a equipe seria capaz de se comunicar de forma clara e eficaz, minimizando erros e mal-entendidos.

Felizmente, é possível chegar mais perto desse mundo ideal com a ajuda de um sistema de gerenciamento de projetos. Um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar a equipe de construção a gerenciar todas as tarefas relacionadas ao projeto, desde a programação até a comunicação e colaboração. Isso pode ajudar a reduzir a carga de trabalho e minimizar o tempo gasto em tarefas repetitivas e desnecessárias, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.

Existem vários pontos problemáticos que podem afetar a produtividade da equipe de construção, como: 

1) Falta de comunicação.

2) Falhas no planejamento.

3) Problemas de fornecimento de materiais. 

4) Gerenciamento inadequado do tempo. 

Falaremos a seguir um pouco mais sobre esses pontos e como um sistema poderia auxiliar para resolvê-los ou evitá-los.

1 - Falta de comunicação nas construtoras

A falta de comunicação, por exemplo, pode levar a mal-entendidos, conflitos e atrasos na conclusão do projeto. Se a equipe não está alinhada em relação aos objetivos do projeto, não há clareza nas instruções e nas etapas a serem seguidas, pode haver retrabalho, atrasos e até mesmo prejuízos financeiros.

Há várias situações em que problemas de comunicação podem afetar a construção de um prédio residencial. Aqui estão alguns exemplos:

Comunicação entre as equipes de fundação e alvenaria

Problema

A equipe de fundação pode não informar a equipe de alvenaria sobre as dimensões exatas da base do prédio, resultando em problemas na colocação das paredes. Por exemplo, se as medidas da fundação são diferentes das medidas planejadas pela equipe de alvenaria, as paredes não serão construídas corretamente e terão que ser demolidas e refeitas. Esse erro pode atrasar o cronograma do projeto e aumentar o custo total.

Como um sistema pode ajudar na falta de comunicação entre as equipes de fundação e alvenaria na falta de comunicação entre alvenaria

A equipe de fundação pode enviar fotos e informações detalhadas sobre as dimensões da fundação para a equipe de alvenaria por meio de um aplicativo de gerenciamento de projetos, como o Procore. A equipe de alvenaria pode então confirmar se as dimensões estão corretas, e se necessário, pedir alterações com antecedência para evitar atrasos na construção. Essa comunicação pode ser feita através de uma seção específica no aplicativo que permite compartilhar informações sobre o projeto.

Comunicação entre a equipe elétrica e a equipe de acabamento

Problema

A equipe elétrica pode não informar a equipe de acabamento sobre a localização dos interruptores de luz e tomadas, o que pode afetar o posicionamento dos móveis no apartamento. Se a equipe de acabamento não tiver essa informação, ela poderá pintar as paredes ou instalar as luminárias em locais inapropriados. Isso pode resultar em retrabalho, desperdício de materiais e atraso na entrega do projeto.

Como um sistema pode ajudar com a falta de comunicação entre a equipe elétrica e a equipe de acabamento

A equipe elétrica pode usar um aplicativo como o BIM 360 para compartilhar informações sobre a localização de tomadas e interruptores com a equipe de acabamento. A equipe de acabamento pode então visualizar essas informações em um modelo 3D do prédio, com atualizações em tempo real, e sinalizar no aplicativo quando todos os componentes foram verificados e instalados corretamente.

Comunicação entre a equipe de projeto e a equipe de engenharia

Problema

A equipe de projeto pode ter projetado um prédio com uma altura maior do que a permitida pela prefeitura local. Se a equipe de engenharia não for informada desse problema, ela poderá projetar uma estrutura que não atende às regulamentações locais. Isso pode resultar em atrasos e problemas jurídicos que podem prejudicar a reputação da construtora.

Como um sistema pode ajudar com a falta de comunicação entre a equipe de projeto e a equipe de engenharia

As equipes de projeto e engenharia podem usar um aplicativo como o Autodesk Construction Cloud para compartilhar informações e atualizações de projeto. Quando há uma alteração no projeto, a equipe de engenharia pode enviar um alerta para a equipe de projeto por meio do aplicativo, que pode revisar a alteração e aprovar ou solicitar ajustes. Isso ajuda a garantir que todas as equipes estejam trabalhando com a mesma informação e evita erros de construção.

Com esses exemplos, fica mais claro como a implementação de um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar a melhorar a comunicação das equipes em uma construção de prédio residencial. 

2 - Falhas no planejamento das construtoras

A falha de planejamento em uma construção de prédio residencial pode ter diversos impactos negativos na produtividade da equipe e no sucesso do projeto. Aqui estão alguns cenários específicos de problemas que podem ocorrer:

Atrasos no cronograma

Problema: 

Se o planejamento inicial não for feito com precisão, podem ocorrer atrasos no cronograma de construção. Por exemplo, se o tempo de entrega dos materiais não for levado em consideração no planejamento, isso pode levar a atrasos na execução de determinadas etapas da construção, como a instalação de paredes ou a cobertura do prédio.

Como um sistema pode evitar atrasos no cronograma:

O sistema pode armazenar um histórico de prazo de entrega de diversos fornecedores, permitindo que o gerente de construção escolha o fornecedor mais confiável e que possa cumprir o prazo acordado.

Além disso, o sistema pode armazenar um histórico de tempo de execução de etapas, permitindo que o gerente de construção crie um cronograma realista para a obra. Com essas informações, o sistema pode gerar alertas para a equipe de construção e para o gerente de construção sobre as etapas que estão prestes a ser concluídas e quais etapas precisam ser iniciadas em seguida.

O sistema também pode fornecer um aviso de quantidade de estoque e materiais disponíveis, permitindo que o gerente de construção monitore o estoque e faça pedidos de reposição quando necessário. Além disso, pode permitir a consulta do estoque de outras obras da empresa para a realocação de recursos e materiais, caso seja necessário.

Problemas de orçamento

Problemas

Se o planejamento financeiro não for bem feito, a construtora pode acabar gastando mais dinheiro do que o previsto, o que pode levar a problemas financeiros no futuro. Por exemplo, se o orçamento para materiais de acabamento não for suficiente, a construtora pode ter que reduzir a qualidade dos acabamentos para conseguir terminar a obra dentro do orçamento.

Como um sistema pode ajudar com problemas de orçamento 

Um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar a evitar problemas de orçamento ao permitir que o gerente de construção faça uma projeção precisa de custos para cada etapa da obra. Com base nas medidas da obra, localização, número de andares e unidades, bem como espaços de áreas comuns, o sistema pode gerar uma lista precisa de materiais necessários e prever o momento em que cada material será necessário.

Além disso, o sistema pode permitir o controle de custos em tempo real, comparando o orçamento previsto com o orçamento real. Se houver desvios significativos, o sistema pode alertar o gerente de construção para tomar medidas imediatas, como revisão do planejamento ou realocação de recursos.

Também pode ajudar a evitar problemas de orçamento fornecendo um histórico de preços de fornecedores e prestadores de serviços, permitindo que o gerente de construção negocie melhores preços e tome decisões mais informadas sobre os custos de cada etapa da obra.

Baixa qualidade da obra

Problema

Se o planejamento não considerar as necessidades de qualidade do projeto, pode haver problemas na qualidade final da obra. Por exemplo, se o planejamento não considerar a necessidade de um sistema de drenagem adequado para evitar inundações no prédio, pode haver problemas na qualidade da construção e insatisfação dos moradores.

Como um sistema pode evitar a baixa qualidade da obra

Um sistema de gerenciamento de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para ajudar a evitar a baixa qualidade da obra. Com um histórico de problemas encontrados em outras obras, os gerentes de construção podem identificar os problemas mais comuns que afetam a qualidade da construção e tomar medidas proativas para evitá-los.

Por exemplo, se em outras obras houve problemas com vazamentos de água na laje, o sistema pode alertar o gerente da nova obra sobre a necessidade de ter mais atenção na execução da laje e monitorar de perto qualquer sinal de infiltração. Além disso, o sistema pode fornecer informações sobre como os problemas foram solucionados em outras obras e quais foram as medidas tomadas para evitar que ocorressem novamente.

Dessa forma, a equipe de construção pode estar ciente dos problemas que podem ocorrer e tomar medidas proativas para evitá-los, o que resulta em uma obra com melhor qualidade e menos retrabalho.

3 - Problemas com Fornecimento de materiais

Muitas vezes, problemas com o fornecimento de materiais podem afetar significativamente a produtividade da empresa. 

Atrasos na entrega de materiais

Problema

Um dos principais problemas que a construtora pode enfrentar é o atraso na entrega de materiais. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como a falta de matéria-prima no fornecedor, problemas de logística ou transporte, problemas com fornecedores, entre outros. Quando ocorrem atrasos na entrega de materiais, os cronogramas da obra podem ser afetados, levando a um atraso no término da obra.

Como um sistema pode ajudar com atrasos na entrega de materiais

Atrasos às vezes ocorrem por um fator fora do controle tanto do cliente como do fornecedor. Com isso em mente o gerente tem que sempre ter opções para poder se precaver caso seja identificado um atraso. Um sistema de gestão de obras pode, por exemplo, conter o nome de diversos fornecedores com dados como: prazo de entrega, endereço e porte. 

Assim, quando o gerente for informado de um possível atraso, poderá utilizar o sistema para enviar para os outros fornecedores do mesmo material sobre a necessidade de quantidade e prazo. 

Falta de materiais

Problema

Outro problema comum que a construtora pode enfrentar é a falta de materiais. Isso pode ocorrer por diversas razões, como problemas de estoque no fornecedor, problemas de logística, falta de planejamento por parte da construtora, entre outros. Quando há falta de materiais, as atividades na obra podem ser interrompidas, o que leva a atrasos no cronograma.

Como um sistema pode ajudar com a falta de materiais de uma obra?

A quantidade de material pode ser gerenciada por um sistema onde estão registrados todos os empreendimentos previstos para serem entregues no ano e suas fases. Assim o sistema poderá fazer uma projeção de consumo e criar alertas para quando o nível de material estiver abaixo do esperado para aquele momento da obra. Automaticamente ele poderá informar o gerente que poderá solicitar novos pedidos a fornecedores ou fazer o remanejamento de outra obra caso necessário.

Qualidade dos materiais

Problema

A qualidade dos materiais também pode afetar significativamente a produtividade da construtora. Se os materiais entregues não atenderem aos padrões de qualidade esperados, eles podem precisar ser devolvidos ou substituídos, o que pode levar a atrasos na obra. Além disso, materiais de baixa qualidade podem levar a problemas de segurança na obra e a uma menor durabilidade da estrutura construída.

Como um sistema pode ajudar com a qualidade dos materiais?

O histórico de compra em um sistema pode ser atrelado com o registro da marca e modelo dos produtos com uma avaliação feita pelos gerentes de obras ou responsáveis. Assim, em uma próxima obra, poderá ser consultado com antecipação pela equipe de suprimentos se o material a ser solicitado já foi adquirido em algum momento pela empresa e qual nota recebeu.

A construtora pode gerar um filtro fazendo com que o sistema elimine ou sinalize fabricantes com os quais já tiveram problemas de qualidade, deixando a equipe de suprimentos em alerta no momento da negociação.

Custo dos materiais

Problema

O custo dos materiais também pode afetar a produtividade da construtora. Se os preços dos materiais aumentarem repentinamente, a construtora pode ter dificuldades para manter seus custos sob controle. Isso pode levar a atrasos na obra ou a um aumento no preço final da construção.

Como um sistema pode ajudar com o custo dos materiais?

Não é possível controlar o mercado e suas políticas de preço, porém é possível prever tendência de aumento de preços ou discrepância de valores com histórico de compras e solicitação de diversos orçamentos. 

No momento que for identificado um aumento significativo do preço de um material por um fornecedor, é possível disparar pelo sistema para os demais fornecedores cadastrados a necessidade de uma quantidade X de materiais para uma data Y.

4 - Gerenciamento inadequado do tempo

Um dos principais desafios enfrentados pelos gerentes de construção é garantir que o tempo seja gerenciado de maneira adequada. Infelizmente, existem vários problemas comuns que podem prejudicar o gerenciamento adequado do tempo em projetos de construção.

Não definir prazos e metas realistas

Problema

Um dos problemas mais comuns que podem afetar o gerenciamento do tempo em projetos de construção é não definir prazos e metas realistas. Se a equipe de construção não souber exatamente quando cada etapa do projeto deve ser concluída, é provável que haja atrasos e que a construção demore mais tempo do que o necessário.

Por exemplo, imagine que uma construtora esteja construindo um prédio residencial de 15 andares e estabeleça prazos irrealistas para a conclusão de cada fase do projeto. Se a equipe de construção for pressionada para atender a esses prazos, é possível que erros sejam cometidos, resultando em retrabalho e atrasos que podem levar a custos adicionais e à frustração dos clientes.

Como um sistema pode ajudar a definir prazos e metas realistas?

Fornecendo informações importantes sobre a duração de atividades específicas e a interdependência entre elas. Com base nessas informações, o sistema pode gerar um cronograma de projeto que define as atividades, sua sequência e a duração de cada uma delas.

Esse cronograma pode ser utilizado para estimar o tempo necessário para concluir cada atividade e para definir prazos realistas para o projeto como um todo. Além disso, o sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar a identificar quais atividades são críticas para o sucesso do projeto e quais podem ser realizadas em paralelo, o que pode ajudar a otimizar o tempo e a reduzir os prazos de conclusão do projeto.

Outra maneira pela qual um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar na definição de prazos e metas realistas é fornecer informações sobre a disponibilidade de recursos, incluindo materiais, equipamentos e mão de obra. Com base nessas informações, a equipe pode definir prazos realistas para a conclusão do projeto, considerando a disponibilidade de recursos e a capacidade de realização de cada atividade.

Não utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos

Problema

Outro problema que pode afetar negativamente o gerenciamento do tempo em projetos de construção é a falta de utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos. Sem o uso de ferramentas apropriadas, como software específico ou planilhas, a equipe de construção pode ter dificuldades para monitorar o tempo e o progresso do projeto. Isso pode tornar mais difícil identificar problemas e atrasos e tomar medidas corretivas a tempo de evitar atrasos desnecessários.

Por exemplo, imagine que uma construtora esteja construindo um prédio residencial e não esteja usando nenhum tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos para monitorar o progresso do projeto. Sem informações precisas sobre o tempo e o progresso, a equipe de construção pode não ser capaz de identificar problemas de forma oportuna e tomar medidas para corrigi-los. Isso pode resultar em atrasos e custos adicionais que poderiam ter sido evitados com o uso adequado de ferramentas de gerenciamento de projetos.

Como um sistema pode ajudar no gerenciamento do projeto?

Há diversas ferramentas de "gestão de obra" que não focam na gestão do projeto, ou seja, não tem uma base para que a obra seja entendida como um projeto em etapas com tarefas e prazos específicos e interligados. 

Uma vez dissecada as etapas de uma obra, identificadas as atividades que são recorrentes, específicas ou esporádicas, o sistema pode auxiliar em consultas rápidas e alertas de qual atividade está em andamento, qual será a próxima e se existe alguma em atraso ou com dificuldade.

Gráficos, lista, tabelas o que for melhor para o gerente identificar pontos de atenção do projeto e tomar medidas.

Não monitorar o progresso

Problema

O terceiro problema comum que pode afetar o gerenciamento do tempo em projetos de construção é não monitorar o progresso do projeto de forma consistente. Sem monitoramento adequado, é difícil para a equipe de construção saber exatamente onde está no projeto e se está no caminho certo para atender aos prazos estabelecidos.

Por exemplo, imagine que uma construtora esteja construindo um prédio residencial e não esteja monitorando o progresso do projeto regularmente. Sem um acompanhamento constante, a equipe de construção pode não estar ciente de problemas que estão afetando

Como um sistema pode ajudar a monitorar o progresso de uma obra?

Imagine que uma construtora está construindo um prédio residencial de 10 andares. O sistema de gerenciamento de projetos pode incluir um cronograma detalhado que mostra que a construção da estrutura do prédio deve ser concluída em 6 meses. O gerente de projeto pode usar o sistema para monitorar o progresso da construção da estrutura e identificar qualquer atraso ou problema potencial.

Conforme o andamento, também pode-se verificar o consumo de material. O gerente de projeto pode usar o sistema para monitorar os custos do projeto e garantir que estejam dentro do orçamento estabelecido.

Conclusão

Em resumo, um sistema de gerenciamento de projetos pode ajudar a melhorar a produtividade da equipe de construção, fornecendo soluções para os pontos problemáticos que afetam a eficiência da equipe. 

Ao melhorar a comunicação, planejamento, controle de custos, gerenciamento de estoque, gerenciamento do tempo e qualidade do projeto, a equipe pode trabalhar com mais eficiência e eficácia, resultando na conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento. 

Além disso, um sistema de gerenciamento de projetos também pode ajudar a reduzir o estresse e a carga de trabalho da equipe, aumentando a satisfação e a motivação no trabalho. 

Por isso, investir em um sistema de gerenciamento de projetos pode ser uma das melhores decisões que um gerente de construtora pode tomar para melhorar a produtividade e o sucesso da equipe de construção.